Topgrading: у чому полягає надійність цього методу добору топ-менеджменту?

Писалося для Forbes Ukraine в березні-квітні 2021го

Кваліфікований топ-менеджмент багато в чому визначає успішність компанії в довгостроковій перспективі. Але топ-менеджери не ростуть на деревах.

Пошук кандидатів на виконавчі посади потребує підходу, який мінімізує кількість невідомих факторів у процесі. На такому рівні наслідки від винаймання “не того” кандидата для організації можуть мати серйозні наслідки.

Саме з цієї потреби сформувався метод topgrading, про який ми розповідаємо в цій статті.

Що таке Topgrading?

  • Основна мета топгрейдингу — сформувати вичерпний портрет кандидата, його особистісних рис та професійних навичок, цінностей та інших аспектів для ухвалення виваженого та поінформованого рішення.

Елементи топгрейдингу є частиною стандартної методології рекрутерів. Проте комплексно ця методологія застосовується не так часто — через брак ресурсів, бізнес потреб або досвіду виконавців.

Чому топгрейдинг застосовують під час добору топ-менеджменту?

  • Здобуття конкурентних переваг є однією з пріоритетних цілей бізнесу. Конкурентні переваги реалізуються через інфраструктуру, яку зводить топ-менеджмент. Відповідно, завданням бізнесу є знайти “своїх людей”, здатних розбудувати необхідну для успіху інфраструктуру.

Звідки походить топгрейдинг?

  • Концептуально топгрейдинг обертається довкола ідей Пітера Дрюкера, описаних у книжках The Practice of Management (1954) та Managing for Results (1964). Дрюкер характеризував вміння робити ефективні рішення стосовно людей як одне з найнадійніших джерел конкурентної переваги, але підкреслював, що його складно опанувати. Топгрейдинг пропонує системний підхід до цього питання.
  • Різні елементи цієї методології формувалися в корпоративному середовищі банків та інвестиційних фірм США 1980–90-х років. Прообрази методології практикували у компаніях General Electric, Barclays та Lincoln Motors.
  • Сам термін введений в обіг Бредфордом та Джеффрі Смартами в програмній статті “Topgrading the organization” в 1997-му році. Їхня праця базувалася на досвіді роботи в General Electric наприкінці 1980-х та початку 90-х.
  • Власне, ця стаття систематизувала попередні чисельні напрацювання в цій сфері та звела їх в цілісне бачення. Згодом, стаття розширилася до повноцінної книги, перше видання якої вийшло в 1999-му, а найновіше, третє, у 2012-му.

Які проблеми вирішує методологія Topgrading?

Інша важлива ціль — через системність підходу, топгрейдинг дозволяє оптимізувати процес рекрутингу до ціно-ефективного стану.

Причина “невдалих наймів” зазвичай полягає не тільки в кандидатах, а в процесах рекрутингу/HR.

  • Недосконалі процеси або надають недостатньо інформації для прийняття рішення або дозволяють кандидатам контрольовувати “наратив” процесу.

З боку кандидатів проблема має три аспекти:

  • Нещирість, прикрашання власних досягнень (так званий феномен fake it til you make it). Наприклад, гайпування позитивних сторін або надмірно детальне описування у пересічних обов’язках чогось екстраординарного.
  • Процес співбесід генерує недостатньо інформації про кандидата — деяким кандидатам вдається приховувати інформацію про своє професійне минуле. Або їх недостатньо детально про нього розпитують.
  • Маніпуляції з рекомендаціями (підхід відомий як “with a little help of my friends”) та брак підтверджених даних за ключовими аспектами бекграунду кандидата.

Переваги методології

Інша важлива риса — відкритість методології. По суті, можна провести паралель з бібоп — методологія формулює інструменти, які легко адаптуються під різні умови та видозмінюються відповідно до нагальних потреб.

Водночас, вона зберігає чіткість процесу. Ця особливість гарантує результативність методології.

Таким чином на концептуальному рівні топгрейдинг придатний до застосування в рекрутингу загалом. Але варто зазначити, що це непрактично через масштабність підходу у порівнянні із запитом.

Як функціонує topgrading?

  • вибудовується пріоритезація кандидатів у процесі рекрутингу;
  • організовується базовий портрет кандидата відповідно до вимог та співвідносно особистісним якостям.

Але не все так просто.

  • Варто зауважити, що прямолінійне використання системи A, B & C Players фактично обертає її на розподіл кандидатів на сорти.
  • Це не зовсім коректна інтерпретація через те, що система пропонує форму організацію кандидатів як сукупності релевантних даних у контексті процесу.
  • Якщо використовувати її для характеризації кандидата, портрет підганятиметься template та фактично нейтралізуватиме ціннісну пропозицію конкретного кандидата.

Основою методології є 12-крокова система організації процесу добору персоналу. По суті її можна розбити на 5 етапів.

Підготовчий етап

визначення вимог до процесу

  • Ключовими є метрики успішності найму загалом, за період, відсоткове співвідношення з невдалими наймами.
  • Сам процес рекрутингу описується дотичними метриками — скільки грошей та часу було витрачено на закриття позиції, скільки спеціалістів залучено, тощо. Ці дані порівнюються зі статистикою по закриттю аналогічних вакансій.
  • Окремо вираховується так звана метрика quality-of-hire. На цьому етапі, вона лише окреслюється як абстрактні умови, які визначають успішність кандидата за початковий період (наприклад, залученість в процес, ініціативність). Ця метрика набуває критичності на 12-му кроці.

Фактично, це те саме, що й збір бізнес вимог та підготовка технічних вимог в бізнес аналізі.

формування jobscore card

  • Jobscore card описує вакансію по суті — місію посади, обов’язки (наприклад, керувати продажами продукту), мету (збільшити продажі на 10%), а також методи вимірювання.
  • Через цю призму описуються необхідні компетенції для повноцінного виконання обов’язків.

Зазвичай, це комбінація технічних навичок (розуміння процесів, володіння методиками, технологіями) та м’яких навичок (різноманітні менеджерські навички, уміння виявляти емпатію, робота в команді, управління конфліктами, тощо).

Первісна вибірка кандидатів

використання нетворкінгу для пошуку кандидатів

По суті, метою цього кроку є створення та використання усталеної інфраструктури для пошуку кадрів. Це допомагає зекономити час та гроші на пошук потенційних кандидатів.

формалізація скринінгу кандидатів за допомоги work history form та topgrading snapshot.

Така форма містить тематичні блоки. Наприклад, стосовно зарплати, сильних-слабких сторін тієї чи іншої роботи, враження від керівництва, тощо. застосовується для порівняльного аналізу кандидатів під час первісної вибірки.

Завдяки уніфікованому формату — за її допомоги легко порівнювати кандидатів між собою.

topgrading snapshot є дистиляцією цієї форми із добіркою ключової або вартої уваги інформації.

Цей документ допомагає швидко ознайомити залученого спеціаліста з кандидатом. Також, снепшот стає в нагоді під час підготовки характеристики кандидата на 9-му кроці.

проведення телефонного скринінгу

Основна мета — заповнити проміжки в анкеті.

Цей підхід застосовується для уточнення вибірки потенційних кандидатів до співбесід.

Співбесіди

проведення face to face competency-based interviews (так званих технічних співбесід).

За результатами цих співбесід створюється друга, уточнена, вибірка кандидатів.

Під час цієї співбесіди вимальовується портрет кандидата за межами класифікації A, B & C Players.

організація tandem topgrading interview

Двоє інтерв’юерів потрібні для балансування розмови та розподілу питань, де один співрозмовник ставить загальне питання, а другий додає конкретні або уточнювальні питання.

На цьому етапі з масиву інформації виходить жива людина зі своїми стремліннями, переконаннями, цінностями.

Остаточний аналіз

отримання зворотного зв’язку від двох інтерв’юерів

Це зручна форма самоконтролю, яка дозволяє швидко працювати над помилками.

Частина спостережень за кандидатом (red flags, тощо) згодом використовується під час роботи над executive summary.

створення executive summary

  • Це ключовий документ, на основі якого визначається валідність кандидата на посаду.

Цілі документу:

  • пошук патернів у кар’єрі кандидата (причини зміни роботи, мотивація, характеристика керівництва, співвідношення з референсами тощо).
  • визначення сильних та слабких сторін; зважування позитиву та негативу; Визначення компенсуючих факторів.
  • розшифровка red flags під час співбесід (перерви контакту очей, зміна темпу мови, перехід з простої на складну мови, тощо);

Загалом executive summary надає оцінку потенціалу кандидата загалом та всередині організації. Де-факто, це розгорнута відповідь на питання “чи може людина реалізуватися в компанії”?

перевірка рекомендацій

Відмінність полягає в глибині опрацювання — замість абстрагованих питань, розмова базуються на знахідках executive summary.

Такий підхід дозволяє зменшити маніпулятивність рекомендацій від заангажований осіб.

Відповідно, окрім надання суб’єктивної характеристики — рекомендація контекстуалізує різні риси кандидата.

Після рекрутингу

  1. онбординг спеціаліста — введення в курс справ, адаптація в робочий процес, знайомство з колективом.
  2. вимірювання успішності процесу — внутрішня аналітика для оцінки якості найму. Веде своє коріння з критеріїв успішності, які формувалися на першому кроці. Застосовується ретроспективно для визначення успішності роботи спеціаліста в організації.

Висновок

Топгрейдинг пропонує чіткий підхід, який послідовно організовує інформацію, яка дозволяє зважити умовні “за” та “проти” кожної кандидатури. А це дає змогу робити виважені кадрові рішення з позитивними наслідками для організації.

Writer, translator.